Rekisterinpitäjä

NettiTieto Oy
PL 23 (Volttikatu 4), 70700 Kuopio
Puhelin: 020 742 1160

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Asiakaspalvelu
Sähköpostiosoite: info(at)nettitieto.fi
Puhelin: 020 742 1160

Rekisterin nimi

NettiTieto Oy:n asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen perustuva asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen, laskuttamiseen, tarjonnan kohdentamiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen ja tiedottamiseen tarjoamiseen ja kehittämiseen, markkinointitutkimukseen ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin.

Asiakaspuhelut voidaan nauhoittaa ja muu viestintä, kuten sähköposti- tai tekstiviestit tallentaa. Nauhoitettua tai muuten tallennettua viestintää voidaan käyttää liiketapahtumien todentamiseksi, reklamaatioiden selvittelyyn, palvelun laadun kehittämiseksi ja koulutukseen. Ainoastaan asiakastietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.

Tietolähteet

• Rekisteröidyn itsensä ilmoittamat tiedot
• Palvelun tilaamisen tai ylläpidon yhteydessä henkilökunnalle muodostuneet tiedot
• Palvelua käyttämällä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä tai rekisteröidyn suostumuksella, esim. evästeitä käyttämällä
• Asiakaspalveluyhteydenottojen yhteydessä nauhoitetut puhelut ja sähköpostitse esille tulleet tiedot
• Patentti ja rekisterihallituksen yhdistysnetti: Rekisteröidyn rekisterinumero ja perustiedot
• Suomen Asiakastieto Oy: Asiakkaan maksukyvyn ja henkilötietojen oikeellisuuden tarkistaminen

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja rekisteröidystä:

• Etu- ja sukunimi
• Henkilön tehtävänimike
• Sähköpostiosoite
• Matka- ja/tai muu puhelinnumero
• Asema yrityksessä
• Organisaation yhteystiedot
• Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot
• Asiakaspalveluun tai myyntiin yhteydessä olleen käyttäjän nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Asiakaspuheluiden tallennus ja muun asiakaspalvelutilanteeseen liittyvän viestinnän tallennus
• Suoramarkkinointiluvat - ja kiellot
• Mahdollinen asiakas- ja asiointihistoria sekä sopimus- ja tilaustilaustiedot

Henkilötiedot säilytetään vähintään asiakassuhteen keston ajan. Tietojen säilytyksessä noudatetaan lakisääteisiä velvoitteita. Henkilötiedot pyritään pitämään oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja.

Puhelutallenteet säilytetään vähintään 2 kuukautta ja enintään 6 kuukautta. Reklamaatiotilanteissa voidaan yksittäisiä tallenteita säilyttää pidempään, kuitenkin enintään 18 kuukautta.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin yhteistyökumppaneilleen ja asiakasyrityksilleen, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista käsittelyä ja luovuttamista.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen sopimuksen perusteella. Tällöin henkilötietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.

Henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa sijaita ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla teknisen käyttöyhteyden kautta, joista niitä voidaan käsitellä rekisterinpitäjän lukuun osapuolten välisen sopimuksen perusteella.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Rekisteri ja sitä käsittelevät tietojärjestelmän laitteistot sijaitsevat kulunvalvonnalla suojatussa tilassa. Järjestelmä on suojattu palomuurein ja erilaisin salaus ja verkkotekniikoin ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja vastaan.

Rekisterinpitäjä päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa rekisterin käyttöoikeudet siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Työsuhteen päättymisen jälkeen käyttöoikeudet poistetaan.

Järjestelmään kirjautuminen on mahdollista vain yksilöllisellä käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmän käyttöä valvotaan säännöllisesti suoritettavilla ylläpitoimenpiteillä. Järjestelmä on kytketty palveluiden seurantapalveluun, josta lähtee vikatilanteissa automaattisesti hälytykset 24/7.

Rekisterinpitäjän henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin rekisterin tietoihin. Toimeksiantosopimuksilla velvoitetaan rekisterinpitäjän toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleviä tahoja suojamaan henkilötiedot vastaavalla tavalla.

Rekisteröidyn oikeudet

Kaikki rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän osoitteeseen. Rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää rekisteröidyltä lisätietoja rekisteröidyn tunnistamiseksi.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lain mukaista tarkastusoikeutta käyttäessään rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä joko henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai liittämällä kirjalliseen pyyntöön valokopio virallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksessa. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Tämän jälkeen rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rekisteröidyn oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Tämän jälkeen rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rekisteröidyn oikeus tietojen siirtoon

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Muut mahdolliset oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Rekisteröidyn valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.